Taloyhtiön intra helpottaa viestintää (pdf)


Avainsanat: asukkaat, taloyhtiö, asuminen, viestintä, asukastoiminta

Kenelle: taloyhtiöille, asukkaille


Tavoite

Tiedonkulku yhtiön ja asukkaiden välillä paranee. Intra helpottaa asukkaiden osallistamista sekä asukastoimintaa.


Hyvä käytäntö pähkinänkuoressa

Taloyhtiön sisäinen intra mahdollistaa yksityiskohtaisen viestinnän asukkaille, sillä sisäänkirjautuminen lisää tietosuojaa. Intraan voi luoda erilaisia osioita, jotka näkyvät tarpeen mukaan kaikille tai asuntokohtaisesti – tai vaikka asukastoimikunnalle ja hallitukselle. Intraan voi helposti lisätä ja päivittää tietoa, joka on tasapuolisesti jokaisen asukkaan saavutettavissa. Intran avulla päivitetty ja ajantasainen tieto päätyy varmimmin ja tasapuolisimmin asukkaiden käyttöön, verrattuna esimerkiksi paperisiin asukaskansioihin. Intra ei toki korvaa kaikkea, vaan myös kodit, joissa ei ole nettiyhteyttä, pitää ottaa huomioon kokoamalla tiedot heille tulosteina. Intran myötä ei kannata myöskään unohtaa perinteistä ilmoitustauluviestintää tai asukaslehtiä.


Toteuttaminen

Intra voidaan toteuttaa taloyhtiön tarpeiden ja resurssien mukaan. Turussa As Oy Puistokatu 15:ssä intra toimii hyvin yksinkertaisena tiedonjakokanavana, jonka puheenjohtaja on itse tehnyt tuttavansa avustuksella. Intrassa näkyvät mm. hallituksen yhteystiedot, puheenjohtajan muistio, asuntojen pohjakuvat, palaute- ja muutostöiden ilmoittamislomake, sekä arkisto, josta löytyvät hallituksen pöytäkirjat ja tiedotteet. Halutessaan asukkaat voivat myös lisätä yhteystietonsa intraan. Yksi käytetyimmistä osuuksista intrassa on kuukausittain päivitettävät asuntokohtaiset veden- ja energiankulutustiedot, jotka näkyvät asukkaille oman asunnon osalta ja hallitukselle koko talon osalta. Tällöin tahattomat suurvuodot saadaan hallintaan nopeasti.

Intra voi olla myös laaja taloyhtiön ja asukkaiden työkalu, kuten Asokotien Kotikulma. Kotikulma on osa laajempaa yhtiön käytössä olevaa portaalia, jossa on myös mittava sähköinen asuntotietokanta. Asukkaille Kotikulmassa on monipuolista tietoa asumisesta ja kotitalosta sekä mahdollisuus käyttää sivustoa asukastoiminnan tukena. Intrassa on mm. asumisen opas, asukaskokousten pöytäkirjat, kohteen pelastussuunnitelma, kuvagalleria, kaikkien Asokotien asukkaiden yhteinen Markkinapaikka, asukkaiden päivitettävissä olevat Tietoa alueesta ja Talon tavat –sivut sekä ilmoitustaulu kohteen asukkaiden, talotoimikuntien, isännöitsijöiden ja koko yhtiö
tiedotteille. Intrasta löytyy myös isännöitsijän, huoltoyhtiön ja reskontranhoitajan yhteystiedot, talotoimikunnan yhteystiedot sekä kohteen budjetti ja kirjaukset kohteen tileille. Veden- ja energiankulutustiedot on ilmoitettu kohteista, joissa asuntokohtaisen kulutuksen mittaaminen on mahdollista. Kotikulman Omat tiedot -sivulla asukas voi pitää ajan tasalla nimi- ja puhelinnumerotietojaan yhtiötä varten. Kotikulmaan lisätyistä tiedotteista on myös mahdollisuus saada tiedote suoraan omaan sähköpostiin. Kotikulman kehittelyssä asukkaat on otettu alusta asti
aktiivisesti mukaan.


Resurssit

Intran edellyttämät resurssit riippuvat paljolti sen koosta. Puistokatu 15:n nettisivut maksavat noin 50 euroa vuodessa palveluntarjoajan palvelimella. Asokotien investointi intraan on huomattavasti suurempi – mutta tarpeellinen isomman yhtiön toiminnan kehittämisessä. Kotikulma on teetetty ostopalveluna.


Kokemuksia

As Oy Puistokatu 15:ssa intra on luotu helpottamaan viestintää asukkaiden ja hallituksen välillä. Intra on myös oiva työkalu hallituksen puheenjohtajalle, joka voi varmistaa, että jokaisella asukkaalla on tuorein tieto saatavilla. Intra osoittautui erittäin hyödylliseksi mittavan putkiremontin aikana, jolloin remontin edistymisestä tiedotettiin puheenjohtajan muistiossa.

Vuodesta 2006 asti toiminut Asokotien Kotikulma on todettu hyväksi työkaluksi ja se on helpottanut asukkaiden asioimista yhtiön kanssa. Ajankohtaiset tiedot löytyvät helposti intrasta ympäri vuorokauden. Intra on osa taloyhtiön käyttämää portaalia ja tuo siten tarpeellisia synergiaetuja myös yhtiön työntekijöiden työhön.


Hyödyt kestävän kehityksen kannalta

Intra parantaa asukkaiden tasapuolista palvelua ja arjen sujuvuutta, kun ajantasainen tieto on koottuna yhteen paikkaan ja kaikkien saataville. Sähköiset asiakirjat säästävät materiaalia ja kustannuksia, sillä päivityksiä ei tarvitse tehdä paperisena joka asuntoon. Erikseen tulee huomioida ne asukkaat, joilla ei ole internet-yhteyttä.


Yhteystiedot

Asunto Oy Puistokatu 15, Turku, www.puistokatu15.net
Asokodit, www.asokodit.fi/kotikulma

Poutapilvi web design - P4 - julkaisujärjestelmä